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Règlement concours Cosplay du Virtual Calais 7.0

 

Généralités : Toute personne s’inscrivant à l’un des concours cosplay du Virtual Calais 7.0 (qui se tiendra les 1er et 2 octobre 2016 au Forum Gambetta de Calais) s’engage à respecter ce règlement (rédigé conjointement par la Société Organisatrice Au-delà Du Virtuel et l’association Les Trooples).

Chaque concours Cosplay est ouvert à toutes et à tous sans limite d’âge et de nationalité. Néanmoins les participants mineurs sont autorisés à participer sous réserve de transmission du formulaire d’autorisation parentale rempli au préalable lors de l’inscription (uniquement pour les moins de 15 ans).

Dans le cadre du salon Virtual Calais 7.0, deux concours Cosplay sont organisés :

–       Le samedi 1er octobre se tiendra le concours individuel à 15h00 ;

–       Le dimanche 2 octobre se tiendra le concours groupe à 15h00

Déroulement : Les cosplayeurs pourront réaliser pour le concours une prestation scénique, ou défiler simplement devant le jury, afin de présenter leur costume selon leur choix. Une prestation scénique sera cependant très appréciée. Les cosplayeurs sont priés de se présenter une heure avant le début du concours afin d’avoir leur ordre de passage et les dernières recommandations.

Inscription : Les participants doivent envoyer par email la fiche d’inscription à l’adresse cosplay@virtualcalais.fr  avec comme intitulé de mail : « cosplay – nom du salon»  avec une image de référence (format jpg), une bande son (format mp3) en pièce jointe et la fiche d’autorisation parentale si nécessaire. Prière de respecter les formats de fichier imposés pour plus de facilité.

Les bandes son sont limitées à :

  • 2 min pour les individuels
  • 3 min pour les groupes.

Toutes les catégories de cosplay sont acceptées (Jeux vidéo, manga, film, BD…) ainsi que le Steampunk et les créations personnelles.

Les Trooples : Les cosplayeurs faisant partis de l’équipe des Trooples pourront participer au concours, Le jury (qui lui ne peut pas participer au concours Cosplay) peut lui remettre un prix, toutefois aucun lot ne pourra être gagné par l’équipe staff.

Jury : Le Jury se composera de 3 à 5 personnes et ne peut en aucun cas participer au concours. Les participants seront notés sur la ressemblance du costume avec l’image originale, l’originalité du costume, le travail de fabrication effectué et la qualité de la prestation scénique. Le Jury s’organise comme il l’entend sur ce concours, statue souverainement, aucun recours contre ses décisions ne pourra être admis

Hors-concours : Les cosplays achetés ne sont pas interdits mais seront désavantagés auprès du jury. De même que les cosplays jugés trop dévêtus ou trop fortement aguichants.

Interdiction : Sont strictement interdits :

  • Les armes blanches
  • Les armes à feu
  • Les armes incendiaires ou toutes choses dangereuses.
  • Les gestes à caractère pornographique, incitant à la violence ou racistes.
  • Les insultes et « gros mots » (oui il y a des enfants dans le public^^)
  • Les répliques d’airsoft sont tolérées dans l’enceinte de la salle si elles sont neutralisées

Le lancement de projectiles (paillettes, plumes, cotillons…) sur la scène est interdit, sauf dans le cas d’une demande autorisée par le staff cosplay, et uniquement par celui-ci.

L’équipe des Trooples se réserve le droit de suspendre une prestation scénique si ces critères ne sont pas respectés.

Comportement : Nous vous demandons un comportement irréprochable et poli envers les autres cosplayeurs, les visiteurs, le personnel des différents magasins et associations, et l’équipe des Trooples, ainsi qu’envers les passants hors de la salle. Merci de respecter le règlement concernant les vestiaires, propre à l’événement.

Dotation : A l’issue de chacun des concours, les meilleures prestations désignées par les membres du Jury se verront remettre des dotations via nos partenaires.

Droit à l’image : Les participants aux concours Cosplay autorisent l’organisateur et l’association Trooples à capter et enregistrer leur image sur la scène du Virtual Calais. Les participants autorisent également l’organisateur, par avance, et du seul fait de leur participation à l’opération, à diffuser, à exploiter l’enregistrement de leur image par tous modes ou procédés audiovisuels, notamment par télédiffusion (voie hertzienne, câble, satellite, ADSL, réseaux informatiques), et ce compris sur le site internet www.virtualcalais.fr sur les différents espaces de l’organisateur, sur les réseaux sociaux et sur les différents sites intranets et toutes publications internes de l’organisateur lors de toutes les actions de communication interne afférentes à cet événement. Ainsi, les joueurs autorisent l’organisateur à représenter, reproduire, l’enregistrement de leur image, pour un nombre de fois illimité, sur tous supports, dans le monde entier, en tout ou partie et pour une durée d’un an.

L’organisateur détient et conserve, en exclusivité, les droits de propriété intellectuelle relatifs à l’enregistrement.

Les participants à l’opération reconnaissent qu’aucune rémunération d’aucune sorte ne leur sera versée au titre de la captation, l’enregistrement de leur image ou de l’utilisation de cet enregistrement. Les joueurs reconnaissent en particulier à l’organisateur le droit de synchroniser des images et sons, relatifs à sa prestation sans qu’aucune rémunération ne soit due par l’organisateur à ce titre.

Lorsque le participant est âgé de moins de 18 ans, son ou ses représentants légaux exerçant l’autorité parentale donne l’autorisation à la Société Organisatrice pour la captation et l’utilisation de son image dans les conditions qui précèdent, sans qu’aucune rémunération ne soit due à ce titre.

Limites de responsabilité : La Société Organisatrice et l’association Trooples ne pourra pas être tenue responsable en cas de vols, détérioration de costumes et d’accidents survenus lors de l’événement.

La Société Organisatrice se réserve le droit d’écourter, de proroger, de modifier ou d’annuler cette compétition en cas de force majeure. Sa responsabilité ne saurait être engagée du fait de ces modifications.

La responsabilité de la Société Organisatrice et de l’association Trooples ne saurait être encourue notamment dans les cas suivants:

  1. si les données relatives à la participation ne lui parvenaient pas pour une quelconque raison dont elle ne pourrait être tenue responsable
  2. si, pour un cas de force majeure ou indépendant de leur volonté, le présent concours devait être modifié, écourté ou annulé,
  3. si, pour une raison dont l’origine serait extérieure à leur action, l’une des livraisons ne pouvait se dérouler dans les conditions prévues.

Elle se réserve dans tous les cas la possibilité de prolonger la période de participation, et de reporter toute date annoncée ou à en modifier les conditions. Sa responsabilité ne saurait être engagée de ce fait.